...

За що оцінять вашу заявку - ключові поради як отримати грант ЄС

...

Що варто знати громадським організаціям, які хочуть отримати фінансову підтримку найбільшого донора України - Європейського Союзу? Коли починати готуватися, на що варто звернути увагу при поданні заявки та як сподобатися оцінювачам?

До Вашої уваги - ключові поради від менеджера сектору Культура. Громадянське суспільство Представництва Європейського Союзу в Україні Тетяни Шульги.

Починайте із накопичення ідей проектів


Громадська організація, яка хоче отримати грант на свою проекту діяльність, має бути готовою ще до того, як відкриється конкурс заявок.

Тому, важливо:

  • накопичувати ідеї проектів (не просто заходів, а саме проектів, поступово формуючи їх);
  • тверезо оцінити свій досвід, як реалізації проектів, так і фінансовий;
  • моніторити ключові сайти, де публікується важлива інформація для неурядових організацій;
  • налагодити контакти та вести діалог з іншими неурядовими організаціями, як українськими, так і міжнародними (ви можете знайти партнерів, запозичити досвід щодо реалізації проектів, зареєструвавшись в мережах однодумців);
  • зайнятися самоосвітою. Наприклад, на сайті Європейський Простір (а також на Facebook-сторінці EuProstir) публікується дуже багато корисної інформації для розвитку громадських організацій.


Коли відкривається конкурс заявок - повністю читайте вказівки для пошукачів

“Донор, на відміну від лепреконів, не має горщика із золотом для роздачі на добрі ідеї. Він діє через конкурси заявок, що мають дату відкриття і граничний строк подачі заявок”, - зауважує Тетяна Шульга.

Конкурси ЄС, як правило, складаються із двох етапів: на першому подається невелика за обсягом концептуальна нота, а на другому - повна заявка, в яку входить бюджет, логічна матриця та детальний опис самого проекту. Якщо ви проходите обидва етапи, то ці дві частини складаються в єдиний документ, і стають складовою частиною грантового контракту.

Отже, коли розпочинається конкурс заявок - публікується пакет документів, до якого входять загальні вказівки для пошукачів, які задають умови отримання гранту, та стандартна аплікаційна форма.

Вказівки для пошукачів визначають: пріоритети грантової програми; організації, які можуть отримати грант (як правило, але не завжди, це неприбуткові організації); прийнятні і неприйнятні дії та витрати в рамках проекту; максимальні і мінімальні строки проектів і обсяги фінансування; критерії та етапи оцінки проекту.

Коли відкривається конкурс заявок, важливо прочитати повністю вказівки для пошукачів (і те, що маленькими літерами теж). Тверезо оцініть, чи ваш це конкурс!

Пам’ятайте, якщо ви подаєтеся, а пріоритети не зовсім ваші, обсяги не зовсім ваші, то ви лише згаєте свій час.

Домовтесь з партнерами - перш ніж заповнювати заявку


Перш ніж заповнювати саму заявку (аплікаційну форму) громадській організації варто:

  • Ознайомитись із повною аплікаційною формою, бюджетом, загальними умовами контракту, правилами закупівель, моделями звітності.
  • Почати думати над логічною матрицею проекту та досліджувати контекст.
  • Знайти партнерів та детально проінформувати їх, письмово домовитися про їхню участь, урегулювати фінансові питання. Дуже важливо проговорити відповідальність сторін і звітність, щоб вже під час реалізації проекту не виникало неочікуваних ситуацій.


І лише після врахування всіх цих пунктів можна приступати до заповнення аплікаційної форми.

Пишіть проект, а не заповнюйте форму задля заповнення

Громадські організації часто зводять проект до якихось окремих заходів, заявляючи на кшталт: ”ми проведемо прекрасну акцію, підтримайте нас”.

Однак варто розуміти, що проект - це запланований перелік взаємопов'язаних завдань, що мають бути виконані в обмежений період часу, за визначені кошти задля досягнення визначеної мети. Тому, пишіть проект, а не заповнюйте форму задля заповнення.

На 5-ти сторінках ви маєте пояснити релевантність ідеї вашим потребам і пріоритетам оголошеного конкурсу (тобто, чому це потрібно конкретно цій місцевості, цим людям та як це відповідає пріоритетам конкурсу).

Зверніть увагу, що оцінка концептуальної ноти є складовою загальної оцінки проекту (якщо його допущено до другого етапу). Високі бали за концептуальну ноту збільшують ваші шанси пройти другий етап конкурсу.

На що варто звернути увагу при поданні повної аплікаційної форми

Після того, як вам вдалося пройти перший етап конкурсу, ви переходите до подання повної аплікаційної форми. Між заповненням концептуальної ноти і повної заявки, як правило проходить декілька місяців. Це дозволяє доповнити і вдосконалити проект на другому етапі.

Отже, повна аплікаційна форма включає:

детальний опис дій

Тут важливо тримати у фокусі бенефіціарів та цільові групи. Детально пропишіть кількість, характеристики і потреби цільових груп і кінцевих бенефіціарів проекту.

методологію

  • покажіть логічний зв'язок між діями і результатами (чому вибрані самі ці види діяльності);
  • покажіть, як проект узгоджується із загальнодержавними реформами, політиками;
  • поясніть, які засоби, обладнання вам потрібні;
  • опишіть розподіл ролей між партнерами і посадові обов'язки команди проекту


план дій

Не вказуйте календарну дату початку проекту, бо у випадку грантів ЄС ви не знаєте, в якому місяці буде підписано контракт.

Закладайте реалістичні строки (особливо, що стосується зовнішніх організацій) та більше часу.

Не забудьте перевірити із партнерами, хто відповідає за який захід і скільки часу що потребує.

⇒ сталість результатів проекту

Ця частина проекту пишеться найважче. Тому орієнтуйтеся безпосередньо на свій контекст. Непогано, якщо результати можна відтворити в інших регіонах.

⇒ Вимір впливу проекту - це теж досить складна частина. Це не про кількість проведених семінарів, а про кількість навчених за результатами семінарів людей, які використовують ці знання.

Опишіть реальні ризики (не варто писати про можливі землетруси) та методи відповіді на них.

⇒ бюджет

У випадку грантів ЄС, йдеться про три окремі таблиці. Дуже типова помилка, коли заповнюється лише одна таблиця.

Отже, три таблиці включають: бюджет (загальний і на перший рік), пояснення до статей бюджету (варто давати чіткі пояснення) та внески до бюджету (ЄС плюс співфінансування). Варто зазначити, що практично у всіх випадках грантів ЄС є вимога співфінансування.

⇒ логічну матрицю проекту

На цьому етапі можна робити такі зміни

‣ Внесок ЄС може бути змінений не більше ніж на 20%
‣ Відсоток співфінансування може бути змінений в межах дозволеного (50-80%)
‣ Виключні випадки, із детальним поясненням – зміна співаплікантів (це прийнятно, але не дуже добре), зміна тривалості проекту

Все це має бути заповнено відповідно до детальних інструкцій, які наводяться у відповідних формах.

Що робить заявку не успішною?

Громадським організаціям варто дивитися на свою заявку з точки зору оцінювача, який ніколи “не полюбить” її за:

⇒ Google translate

Google translate ще не розвинувся так, щоб замінити перекладача. На розбирання такої заявки оцінювач витратить у три-чотири рази більше часу. Однак коли заявку читає не українець, то він взагалі не вгадає, що мається на увазі. Тому обов’язково робіть якісний переклад.

⇒ Викривлення або невідповідність тексту стандартній формі заявки (якщо є вимога заповнити 5 сторінок, то заповнюйте 5)

⇒ Довгу забюрократизовану назву (не потрібні назви в цілий абзац)

⇒ Посилання на загальновідомі факти, або законодавчі акти, замість реального аналізу ситуації (пишіть про ситуацію конкретно із вашою цільовою аудиторією вашого району)

⇒  Стилістичні витребеньки: непотрібна наукообразність або пафосна "літературщина"

Не варто писати довгі закручені речення, ускладнені якимись умовами. Все що потрібно - це “ось є така ситуація, ось так ми хочемо зробити”.

⇒ Дублювання тексту та алогічність

Однак, оцінювач обов’язково полюбить вас за логіку й структуру, коротку влучну назву, за стислий діловий стиль, відповідність формату й питанням заявки, за класну ідею та проектне мислення.

Перш ніж відправляти свою заявку, дайте прочитати її сторонній особі, навіть 12 річний підліток має зрозуміти про що це. Так ви перевірите, чи вона готова йти на розгляд. А ще - візьміть собі за правило не подаватися в останній момент.

Догори

Підписатися на розсилку

Будьте у курсі подій Європейського Простору та отримуйте першими корисну і цікаву інформацію про нові практики та можливості.